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我刚才准备做啥来着?

今年负责的工作相比于去年同期呈现翻倍的状态,对于时间和工作进度的掌控需要达到更细粒度的掌控,今天我们聊一下日常聚焦做事过程中被打断的场景。

从效率角度而言,单位时间内只处理一件事的效率远高于同时处理多件工作,将每件工作的完成作为一个节点也会对自己的心态提供正向反馈,但这种方式在日常工作中是较为奢侈的做法,首先空出一整段时间处理一件事已经是相当高的要求,即便可以抽出一段时间,也需要冒着随时被突发事情打断的风险。这种工作方式优势明显,缺点也非常致命,对我来说,目前的做法是将聚焦的时间缩短,见缝插针的处理不同的项目,不同的任务,身处不同的角色,伴随着的是对于任务更细粒度的拆分,既可聚焦也可以充利用每段时间,优点扩大的同时,缺点带来的影响也在指数级放大,我需要花更多的时间处理工作拆分之后的衔接,被打断之后的断点续传。

解决问题之前我们先拆解问题,聚焦工作被什么打断?拆分后的衔接以及断点续传为什么耗费时间?
第一个问题,我们需要处理的问题复杂度随着承担责任的增大而提高,随着职业成长,很难维持单一维度的工作内容,开发工作、产品沟通、技术对接、人员管理这些不同的维度会逐一增加到日常工作的列表中,并且某一维度的复杂度随着内容数量的增加指数性提高,同时开发三个产品、对接三个 pm、与 5 个后端同学对接、还需要对手下的两个职场新人进行引导。这些问题随时会出现,你的聚焦随时会被打断。
第二个问题,这里跟具体的工作内容相关,拆分不适用于所有的工作场景,例如跟实习生沟通工作规划,二十分钟被拆成两个十分钟会让效果大打折扣。这里仅说适用的场景,例如开发任务的拆分,一些开发任务可以拆分但内容存在顺序关系,涉及不同项目的开发时,项目背景完全不同,虽然任务进行了拆分,但每次继续任务时,需要花费时间去熟悉项目、熟悉上下文场景,进入到对应的状态中,这种“预热”,在每次断点续传时都会出现。任务拆分的越细,被用于“预热”的时间也越长。
除了这两个问题,还可能出现一种极端情况,你的工作不断有高优的事情打断,你应付新任务就已耗费了大半精力,那么极有可能在一段时间之后,一些被中途打断的工作被遗忘。

如何解决这个问题,我推荐的做法是引入工具和规则。
工具我推荐看板和日历,我推荐以敏捷开发的方法管理日常的工作,将所有的事情任务、时间、状态记录在看板软件上,以此解决任务被遗漏的问题。同时将所有与时间相关的阶段记录在日历上,用于提醒关键节点。
工具只是“术”,用于搭建这套工作系统,我们需要对应的规则(“道”)让这套系统真正运行,首先我们需要对工作维度进行划分,上文提到的任务开发、团队沟通、人员管理就属于不同维度,针对不同维度需要建立相应的处理原则、优先级规则等,这些规则在实际操作中对应着不同的行为模式、思维模型。举个例子,开发任务与人员管理的收益评估方式不同,研发间的沟通方式与跨部门合作的沟通方法和角度应该有所区别,不同维度的工作,问题优先级的处理方案也大相径庭。涉及具体的内容今天先不聊,改天可以专门聊一下这部分内容。有了这些规则,我们的工作系统开始运行。这里我们已经完成了阶段性的系统搭建,伴随着日常工作遇到的问题,再对这个系统进行迭代更新,找到最适合自己的方法。

那么这套系统有没有问题?有。如果没有,也不会有今天的这篇 llog。首先是任务断点续传的成本仍然非常高,我接下来会尝试通过更细致的过程记录去解决这个问题,忘掉自己的记忆,存储的事情交给硬盘。另一个较为棘手的事情是,虽然记录解决了任务遗漏的问题,但高优的任务仍然不断涌来,导致了看板堆积了长长的任务列表,解决这个问题也不难,加人就可以处理 😂。

上面的内容希望对屏幕前的你有所启发,涉及方案部分不一定适合所有人,仅希望带来一些启发。我在大学期间就开始研究各种效率工具,但最后都没应用到日常工作生活中,主要原因还是不适合,当时的工作复杂度太低,引入工具并没有不会带来明显的收益,反而会造成使用成本,适合的时间应用合适的方法,希望你能找到最合适自己的处事逻辑。